En la reunión las autoridades provinciales y organizadores del torneo establecieron las líneas de acompañamiento que requiere el evento que prevé la participación de mas de 400 deportistas.

Este torneo es uno de los principales eventos deportivos de la Patagonia, que cuenta con la fiscalización de árbitros de nivel internacional. Además para esta nueva edición se prevé la asistencia de periodistas y figuras destacadas de la disciplina a nivel nacional que acompañarán también la ceremonia de la Semana del Rugby que se llevará a cabo del 10 al 13 de diciembre en el Hotel Arakur.